En særlig begivenhed

Skal man i kirke, gælder der andre spilleregler end i hverdagen, men anledningen kan både være et bryllup og en begravelse.

Krisen forbindes som regel med noget, vi ikke bryder os om, men når man ser på de faglige udfordringer i kommunikationen, kan man også vælge at definere krisen som ”en særlig begivenhed” i virksomheden. I den forstand kan en krise altså enten optræde i form af noget positivt eller noget negativt.

  1. Et lille, familieejet designfirma vinder en international pris og bliver med ét kimet ned af journalister, kolleger og virksomheder, der vil samarbejde. Ejerne får pludselig meget travlt.
  2. En elektronikvirksomhed mister en række kunder pga ændringer i markedet og må derfor lukke flere afdelinger. Både kunder og medarbejdere reagerer, nogle endda voldsomt.

I begge tilfælde vil der være behov for at kommunikere de rigtige budskaber til de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt. Både succes og tilbagegang kan give anledning til reaktioner, man skal handle korrekt på. De kan komme fra fx kunder, forbrugere, konkurrenter, medier og myndigheder, eller flere af disse i forening.

Hvis virksomhedens udmeldinger kan tolkes på flere måder, kan bl.a. medierne skabe en fordrejet version af sandheden, som det kan være meget svært at mane i jorden. Og eman for sent eller for tidligt ude med sine budskaber, kan det påvirke omgivelsernes reaktion i negativ retning. Uanset om man er på fallittens rand eller har vundet en Nobel-pris.

Når krisen nærmer sig:

  1. Skab jer et overblik. Hvor stor/alvorlig er udfordringen?
  2. Hvordan er tidshorisonten?
  3. Hvordan er jeres økonomiske situation, hvad kan vindes/tabes?
  4. Hvem i firmaet skal være ansvarlig for kommunikationen?
  5. Opstil et foreløbigt budget for den ekstraordinære kommunikation.
  6. Kontakt en professionel kommunikatør mhp. at få udarbejdet en analyse og en strategi, og få aftalen med vedkommende etableret hurtigt, så tiden ikke spildes.
  7. Aftal en præcis arbejdsdeling med ham/hende.
  8. Hvem skal tage sig af henvendelser, dokumentation, udsendelser, etc?
  9. Tag kontakt til evt. ekstra personale, der skal involveres, og sørg for at de bliver klædt på til opgaven.
  10. Husk at tage højde for udgifter til evt. underleverandører (trykkeri, fotograf, webdesign, etc)
  11. Er infrastrukturen klar? Rådighed over telefon, internet, mødelokale?
  12. Hvem tager telefonerne og hvornår? Arbejdsdeling, kompetenceområder.
  13. Husk at dokumentere hele forløbet, det kan blive værdifuldt senere.
  14. Evaluér hele forløbet bagefter, især mht økonomi, presse og goodwill.

 

Den professionelle kommunikatør vil kunne bidrage med fx:

  • Kortlægge og prioritere relationerne til de af virksomhedens interessenter, der har betydning for sagen.
  • Planlægge en mediestrategi – proaktivt/reaktivt
  • Etablere kontakt til relevante journalister i dags- og fagpresse samt netmedier
  • Udforme de budskaber, der skal bruges i fx pressemeddelelser og på nettet.
  • Koordinere den interne kommunikation (hvis relevant)
  • Vælge de relevante kommunikationskanaler
  • Være sparringspartner/spindoktor for ledelsen, især ifm. mødet med pressen.