Hjem » Kaffen var stærk, sekretæren var sød, mødet var dårligt

Kaffen var stærk, sekretæren var sød, mødet var dårligt

coffee-993845_960_720Var det et godt møde? bliver jeg ofte spurgt. Jooo… vi fik da snakket om noget vigtigt, kaffen var stærk, sekretæren var sød, men vi nåede ikke hele dagsordenen.

Ikke alle møder er lige spændende, men som regel er det jo nødvendigt at holde dem. Imidlertid kan man afvikle et møde med større eller mindre succes, men min erfaring er desværre, at møderne på en skala fra 1-10 sjældent ryger op over 6, hvis man ser kritisk på kvaliteten.

Det skyldes måske, at de færreste betragter et møde som al anden kommunikation og dermed også glemmer at se på de faktorer, der bestemmer udbyttet.

Det er egentlig såre simpelt: Vi ved alle, hvilke redskaber der skal til, vi bruger dem bare for sjældent. Her er bare nogle få elementer, man selv kan tilpasse den konkrete situation:

  1. En tydelig og realistisk dagsorden med relevante bilag. Deltagerne skal fx sende forslag til punkter tre uger før mødet, og den endelige dagsorden udsendes så to uger før, så folk har tid til at forberede sig.
  2. En mødeleder, der rent faktisk leder mødet og holder styr på tiden. Hun/han skal ikke bare holde styr på talerlisten, men skal også strukturere diskussionerne og skille skæg fra snot. Det er også en god idé på forhånd at sætte nogle cirka-tider på de enkelte punkter, så lederen kan sikre, at man når det hele.
  3. En (længere) dagsorden bør inden mødet struktureres og prioriteres, så at man fx deler den op i ”Efterretningssager”, ”Tema/diskussion”, ”Beslutninger”, ”Siden sidst runde”, ”Nyt fra udvalgene”, osv.
  4. Referenten skal være rutineret – og skal ikke udpeges 5 minutter før mødet, da der er brug for at sætte sig ind i stoffet på forhånd.
  5. Ved visse møder kan referenten med fordel skrive noter direkte ind under mødet og efter hvert punkt læse sit referat op og få forsamlingens accept. Dermed slipper man næste gang for ”godkendelse af referat”, referatet kommer hurtigt ud – og referenten har et nemmere job.
  6. Pauser. Ved længere møder duer det ikke at spille sej og sige ”her holder vi ikke pauser, for vi skal være effektive”. Det modsatte er tilfældet, idet al forskning viser, at opmærksomhed og indlæring daler drastisk efter 45-60 minutter. Frisk luft, kaffe og small talk er IKKE spild af tid.
  7. Logistikken skal naturligvis være i orden. Ingen skal komme for sent, fordi lokalet ikke er klart afmærket, fordi adressen er upræcis eller fordi ”vi mødes hvor vi plejer at være”. Desuden bør der være styr på projektor, WIFI og frokost INDEN mødet, så der ikke går tid med det.
  8. Referatet skal ud så hurtigt som muligt, og det skal jf (3) struktureres så man tydeligt kan se forskel på beslutninger, diskussioner og almindelig information. Gerne i pdf-format.

Som altid – hellere være på forkant end være bagklog. Og har I ikke de relevante kompetencer ved hånden, så giv mig et ring.

Print Friendly, PDF & Email

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *